Scan de la pièce d’identité
L’agent d’accueil scanne la pièce d’identité du visiteur avec un smartphone. Les informations nécessaires sont automatiquement extraites, sans saisie manuelle.
Visichecks : remplacez le registre papier par un simple scan
Solution SaaS de gestion des visiteurs par smartphone, conçue pour respecter la loi 18-07 relative à la protection des données à caractère personnel, modifiée et complétée par la loi 25-11.
- Scan de la pièce d’identité avec un téléphone, sans saisie manuelle
- Durée de conservation maîtrisée et suppression automatique des données
- Le responsable HSE sait en temps réel qui est dans l’organisme
Fini le registre papier, place au scan sécurisé
Dans de nombreux organismes, l’accueil repose encore sur un registre papier : noms illisibles, erreurs de saisie, pages qui se déchirent, difficulté à retrouver une information, et exposition inutile de données personnelles.
Visichecks digitalise cette étape en remplaçant l’écriture manuelle par un simple scan de la pièce d’identité avec un smartphone. Les données nécessaires sont extraites et enregistrées automatiquement dans un environnement sécurisé.
- Gain de temps pour les agents d’accueil
- Moins d’erreurs de saisie et d’oubli
- Image moderne et professionnelle
- Données structurées, exploitables et traçables
Fonctionnalités principales de Visichecks
Conforme à la loi 18-07 et 25-11
Visichecks est pensé pour vous aider à respecter la loi 18-07 relative à la protection des données à caractère personnel, modifiée et complétée par la loi 25-11 : limitation des données, information, durée de conservation, suppression, traçabilité.
Durée de conservation maîtrisée
Vous définissez, dans les paramètres, la durée de conservation des données des visiteurs. À l’expiration de ce délai, la suppression est déclenchée automatiquement, sans intervention manuelle.
Tableau de bord HSE
Le responsable HSE ou sécurité accède à Visichecks via un navigateur et voit en temps réel qui est présent, qui est sorti, et depuis quand.
Notice d’information intégrée
Partagez facilement la notice d’information (QR code, lien, écran d’accueil) et informez les visiteurs sur le traitement de leurs données, les finalités et leurs droits.
Carnet automatique des opérations
Chaque entrée, sortie et action sur les données est horodatée. Vous disposez d’un carnet quotidien des opérations pour vos audits internes ou les contrôles de l’autorité de protection des données.
Comment ça marche ?
1
Arrivée du visiteur
Le visiteur se présente à l’accueil ou au poste de sécurité de l’organisme pour entrer sur le site.
2
Demande de présentation de la carte
L’agent de sécurité demande au visiteur de présenter sa pièce d’identité (carte nationale d’identité ou autre document autorisé).
3
Scan avec l’application mobile Visichecks
L’agent de sécurité ouvre l’application mobile Visichecks sur son smartphone et scanne la partie MRZ de la carte d’identité ou du passeport du visiteur.
4
Remplissage automatique des champs
Les champs essentiels (nom, prénom, numéro de pièce d’identité) sont automatiquement renseignés à partir du scan. L’agent peut ajouter la direction, le service ou le bureau où se rend le visiteur.
5
Badge et validation de l’entrée
L’agent remet au visiteur un badge et clique sur le bouton « Accepter » dans l’application pour autoriser l’entrée. L’enregistrement de la visite est créé dans Visichecks.
6
Horodatage automatique de l’entrée
La date et l’heure d’entrée sont automatiquement enregistrées par Visichecks au moment de la validation, sans saisie manuelle.
7
Sortie du visiteur
À la sortie, le visiteur se présente à nouveau à l’agent de sécurité, rend son badge et l’agent recherche son nom dans la liste des visiteurs puis clique sur le bouton « Sorti ».
8
Supervision HSE en temps réel
À tout moment, le responsable HSE accède à la plateforme d’administration via un navigateur pour voir qui est présent, consulter l’historique des entrées/sorties et les journaux d’opérations.
Conformité intégrée à la loi 18-07 modifiée et complétée par la loi 25-11
Visichecks vous aide à structurer la gestion des visiteurs dans le respect de la législation algérienne en matière de protection des données à caractère personnel.
Le traitement est limité aux données strictement nécessaires, la durée de conservation est définie et appliquée, les suppressions sont automatisées, et les personnes sont informées via une notice d’information accessible.
- Limitation des données collectées
- Paramétrage de la durée de conservation
- Suppression automatique à l’expiration
- Traçabilité des opérations sur les données
- Notice d’information pour les visiteurs
Visichecks est un outil d’aide à la conformité et ne se substitue pas à un conseil juridique.
Un outil au service du HSE et de la sécurité
Depuis son navigateur, le responsable HSE dispose d’une vision claire et actualisée des personnes présentes sur site. En cas d’incident, d’exercice d’évacuation ou de contrôle interne, il accède immédiatement aux informations dont il a besoin.
- Liste des personnes présentes en temps réel
- Heures d’entrée et de sortie tracées
- Historique des visites dans la limite de la durée autorisée
- Rapports exploitables pour les audits et la sécurité
Questions fréquentes
Où sont hébergées les données ?
Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés. La localisation exacte dépendra de l’offre retenue et pourra être précisée contractuellement.
Combien de temps les données des visiteurs sont-elles conservées ?
La durée de conservation est définie par votre organisme (par exemple 3 mois, 6 mois, 1 an) et configurée dans Visichecks. À l’issue de ce délai, les données sont supprimées automatiquement.
Visichecks remplace-t-il totalement le registre papier ?
Oui, l’objectif est de remplacer le registre papier par un dispositif numérique plus fiable, sécurisé et conforme à la législation.
Peut-on gérer plusieurs sites avec un seul compte ?
Oui, Visichecks permet de gérer plusieurs sites ou établissements au sein du même environnement, avec des droits d’accès adaptés.
Combien de temps dure la mise en place ?
La mise en place est rapide. Après la collecte de vos besoins, le paramétrage peut être réalisé en quelques jours selon la complexité de votre organisation.
Prêt à sortir du registre papier ?
Parlons de vos sites, de vos contraintes de sécurité et de conformité. Nous vous présenterons Visichecks et la manière dont la solution peut remplacer votre registre papier.